gymnasium | atheneum | havo | mavo | vmbo | ISK

Stichting Fioretti Teylingen

Software van Afas

De belangrijkste taak van de afdeling bedrijfsvoering is het ondersteunen van de directie en de scholen bij het uitvoeren van het beleid op de terreinen van financiën, personeel, leerlingenadministratie, ICT en inkoop.

In dit schooljaar (2017-2018) zijn de volgende speerpunten aan de orde:

Algemeen:

    • Het verder uitbouwen van rapportages voor onder andere de directie.
  • Continuïteit in de bezetting optimaliseren in samenhang met de opvang van mogelijke 
    risico's wanneer personeelsleden van de afdeling voor langere tijd uitvallen.
  • Mogelijkheden onderzoeken van digitalisering inkomende post
  • Het verbeteren van de informatie die via de website wordt verstrekt aan ouders, leerlingen en personeel.

Financiën:

  • De jaarlijkse cyclus begroting-formatieplan-jaarrekening in samenhang verder uitbouwen. Tussentijdse rapportages leveren.
  • Onderzoek naar de mogelijke verbetering van de interne werkwijze op het gebied van betalingen en de verdeling van de verschillende werkzaamheden.
  • De invoering van een systematiek om de BTW-aangiften te verzorgen.
  • Verhoging kwaliteit van verwerking inkomende facturen met behulp van scansoftware en het gebruikmaken van een workflow voor het accorderen ervan. Dit project wordt eind 2014 en in de loop van 2015 uitgevoerd.

Personeel:

  • Het vervaardigen van analyses en rapportages vanuit de nieuwe verzuimmodule.
  • Implementatie van diverse registraties binnen het HRM-systeem voortvloeiend uit de nieuwe CAO voor het VO.
  • Onderzoek naar mogelijkheden om processen te vereenvoudigen en te verbeteren door gebruik te maken van het intranet. Hetzelfde geldt voor de informatieverstrekking aan het personeel.
  • Herbeoordeling van de inventarisatie van de werkkosten, zodat in 2015 de werkkostenregeling kan worden ingevoerd.
  • Opzetten van een nieuw integraal personeelsbeleidsplan (IPB).

Automatisering:

  • Ondersteuning van (aanvullende) nieuwbouwprojecten rond de inrichting van ICT in Voorhout en Noordwijkerhout.
  • Onderzoek naar uniformering van automatisering op het gebied van registraties, betaling van diensten en dergelijke.
  • Herbeoordeling van de dienstverlening van ondersteunende partijen en het eventueel opnieuw afsluiten van contracten.

Inkoop:

  • Voorbereiding en uitvoering van (Europese) aanbestedingen, o.a. op het gebied van lesmateriaal en de meerjarenplanning van het onderhoud van de scholen.
  • Nazorg van de Europese aanbesteding schoonmaakwerkzaamheden en de kwaliteitscontrole op de verrichte werkzaamheden.
  • Het uptodate houden van de aanbestedingskalender voor lopende contracten o.a. op het gebied van onderhoud.
  • Onderzoek naar het gebruik van milieubesparende maatregelen, zoals het gebruik van zonnepanelen.
  • Uniformering binnen de Stichting op diverse inkoopterreinen, waardoor het aantal leveranciers kan worden gereduceerd en betere kortingen kunnen worden bedongen.
  • Verbetering van de planmatige aanpak voor de uitvoering van verschillende investeringen, zodat hier mogelijk een extra inkoopvoordeel kan worden behaald.

Daarnaast wil de bedrijfsvoering projecten en onderzoeken ondersteunen, bijvoorbeeld op het gebied van de ontwikkeling van digitale leermiddelen en de wijze waarop onze organisatie deze middelen wil gaan aanschaffen. Hiervoor is een werkgroep geformeerd.

Contactgegevens:
Email: Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.
Tel: 0252-461700